1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Donelaitis-seura – Liettuan ystävät r.y., Donelaitis-sällskapet – Litauens vänner r.f. Sen kotipaikka on Helsinki ja toiminta-alue koko maa. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä Seura.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Seuran tarkoituksena on
- luoda ja välittää yhteyksiä sekä edistää henkistä ja aineellista vuorovaikutusta suomalaisten ja liettualaisten välillä
- tehdä tunnetuksi Liettuan kulttuuria Suomessa
Tarkoituksensa toteuttamiseksi Seura
- toimii yhteistyössä Liettua-Suomi-seuran ja muiden suomalaisten ja liettualaisten kulttuuri-, taide- ja tiedejärjestöjen kanssa
- kokoaa ja levittää informaatiota Liettuasta, sen kansasta, kielestä ja kulttuurista
- järjestää esitelmä- ja muita vastaavanlaisia tilaisuuksia
- harjoittaa julkaisutoimintaa
- järjestää liettuan kielen opetusta
- edistää liettualaisen kirjallisuuden suomentamista
- edistää tutkija-, kirjailija-, taiteilija-, opiskelija- ja kääntäjävaihtoa Suomen ja Liettuan kesken
- edistää Suomen ja Liettuan välistä matkailua
Toimintansa tukemiseksi Seura voi järjestää arpajaisia, rahankeräyksiä ja huvitilaisuuksia sekä ottaa vastaan lahjoituksia ja jälkisäädöksiä. Seura voi omistaa toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä ja arvopapereita.
3. Jäsenet
Seuralla voi olla varsinaisia jäseniä, jotka ovat joko henkilöjäseniä tai yhteisöjäseniä, sekä kannattavia jäseniä ja kunniajäseniä. Seura voi myös kutsua kunniapuheenjohtajan.
Seuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeustoimikelpoinen yhteisö, joka hyväksyy Seuran tarkoituksen.
Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea Seuran tarkoitusta tai toimintaa.
Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta Seuran hallitus.
Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä Seuran kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavalla tavalla edistänyt ja tukenut Seuran toimintaa.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta Seuran kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta, tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on Seuraan liittymällä sitoutunut, tai on menettelyllään Seurassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut Seuraa, tai ei enää täytä laissa
taikka Seuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Varsinaisilta henkilöjäseniltä, yhteisöjäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruuden erikseen kullekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous.
Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksua.
6. Hallitus
Seuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat vuosikokouksessa kahdeksi vuodeksi kerrallaan valitut puheenjohtaja ja 8 muuta jäsentä.
Hallituksen jäsenistä puolet on vuosittain erovuorossa. Ensimmäinen erovuoroisuus näitä sääntöjä sovellettaessa ratkaistaan arvalla. Erovuorossa oleva hallituksen jäsen voidaan valita uudelleen.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä nimeää keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin ja rahastonhoitajan sekä muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7. Seuran nimen kirjoittaminen
Seuran nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Seuran tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
9. Seuran kokoukset
Seuran vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun Seuran kokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) Seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluttua
siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Seuran kokouksessa on jokaisella varsinaisella henkilö- ja yhteisöjäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Muiden kuin lakisääteisten edustajien osalta yhteisöjäsentä edustavalla henkilöllä tulee olla asianmukainen valtakirja.
Kannattavalla jäsenellä on seuran kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on
kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Seuran kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava Seuran kokous koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä. Niille jäsenille, jotka ovat antaneet siihen suostumuksensa, kutsu voidaan kirjeen sijasta lähettää sähköpostitse.
11. Vuosikokous
Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus, päätösvaltaisuus ja läsnä olevien äänivaltaisten jäsenten lukumäärä sekä tarkistetaan yhteisöjäseniä edustavien henkilöiden valtakirjat
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
- valitaan joka toinen vuosi hallituksen puheenjohtaja, ja suoritetaan vaali erovuoroisten hallituksen jäsenten osalta
- valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastaja käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli Seuran jäsen haluaa saada jonkin asian Seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta.
12. Sääntöjen muuttaminen ja Seuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta tai Seuran purkamisesta on tehtävä Seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Seuran purkautuessa käytetään jäljellä oleva varat Seuran tarkoituksen edistämiseen kokouksen määräämällä tavalla.